Buyer Experience System
Consultation → Closing → Forever ClientConsulta → Cierre → Cliente de Por Vida

The BuyerEl Sistema del Experience SystemComprador

A full 7-stage, bilingual framework for guiding a buyer from first consult to forever client - with the AI tool for every step already linked.Un marco bilingüe completo de 7 etapas para guiar a un comprador desde la primera consulta hasta convertirse en cliente de por vida, con la herramienta de IA para cada paso ya enlazada.

Buyer SystemSistema de Comprador 7 Stages7 Etapas EN / ESEN / ES
01
ConsultationConsulta
Set the roadmap before the first showingDefine el plan antes del primer recorrido
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ChecklistLista de Verificación

  • Book a 60-minute buyer consultAgenda una consulta de compradores de 60 minutos
  • Send the Buyer Wishlist form ahead of timeEnvía el formulario de Lista de Deseos con anticipación
  • Confirm pre-approval or set a lender introConfirma la preaprobación o coordina con un prestamista
  • Review agency disclosure togetherRevisen juntos la divulgación de agencia
  • Pull 3-5 comparable neighborhoods to discussPrepara 3-5 vecindarios comparables para discutir

TouchpointsPuntos de Contacto

  • Pre-consult email with agendaCorreo previo a la consulta con la agenda
  • Same-day reminder textTexto de recordatorio el mismo día
  • Post-consult roadmap emailCorreo con el plan después de la consulta
  • Add to Active Buyer pipeline in CRMAgregarlo al embudo de Comprador Activo en el CRM
Post-consult email templatePlantilla de correo post-consulta

Hi {{first_name}} - great meeting you today! Attached is your Buyer Roadmap. Your three next steps: 1) get your pre-approval letter to me, 2) send your top 3 non-negotiables, 3) I'll have your custom search portal live within 24 hours. Let's find your home!Hola {{first_name}}, ¡qué gusto conocerte hoy! Adjunto tu Plan de Compra. Tus próximos tres pasos: 1) envíame tu carta de preaprobación, 2) mandáme tus 3 principales prioridades, 3) tu portal de búsqueda personalizado estará listo en 24 horas. ¡Vamos a encontrar tu hogar!

Wow MomentsMomentos Wow

  • Branded welcome folderCarpeta de bienvenida con marca
  • Tape measure + pen set giftRegalo de cinta métrica y pluma
  • Kids' 'My Dream Home' coloring pagePágina para colorear 'Mi Casa de Ensueño' para niños

CRM EntryEntrada en el CRM

  • Tag: Active BuyerEtiqueta: Comprador Activo
  • Stage: ConsultationEtapa: Consulta
  • Start Buyer Education dripIniciar secuencia de Educación al Comprador
AI → Use the Client Avatar Builder skill to tailor the wishlist conversation to this buyer's real priorities.Usa la habilidad Client Avatar Builder para adaptar la conversación de prioridades a este comprador.
02
ShowingsRecorridos
Tour homes, read reactions, sharpen the searchVisiten casas, lean reacciones, afinen la búsqueda
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ChecklistLista de Verificación

  • Confirm schedule 24 hours aheadConfirma el itinerario 24 horas antes
  • Prepare property sheets for each stopPrepara hojas de propiedad para cada parada
  • Bring a tape measure and notepadLleva cinta métrica y libreta
  • Note HOA, taxes, and utility costs per homeAnota HOA, impuestos y servicios de cada casa
  • Debrief after every 3-4 homesHagan un repaso después de cada 3-4 casas

TouchpointsPuntos de Contacto

  • Day-before confirmation textTexto de confirmación un día antes
  • 'What to Expect' email before day oneCorreo de 'Qué Esperar' antes del primer día
  • Post-showing recap with notes per addressResumen post-recorrido con notas por dirección
  • Log reactions + adjust search in CRMRegistrar reacciones y ajustar búsqueda en el CRM
Post-showing recap textTexto de resumen post-recorrido

Great tour today! Quick recap: 123 Main loved the kitchen but layout felt tight. 45 Oak was a strong yes on space, lukewarm on the street. Want to see 2 more this weekend that fix the street issue?¡Buen recorrido hoy! Resumen rápido: en 123 Main les encantó la cocina pero el espacio se sintió apretado. 45 Oak fue un sí rotundo en espacio, tibio en la calle. ¿Quieren ver 2 más este fin de semana que resuelvan el tema de la calle?

Wow MomentsMomentos Wow

  • Measuring furniture fit unpromptedMedir si cabe un mueble sin que lo pidan
  • Coffee run on long tour daysCafé en días largos de recorrido
  • Personalized show sheets with notesHojas de casas personalizadas con notas

CRM EntryEntrada en el CRM

  • Stage: Active ShowingsEtapa: Recorridos Activos
  • Log feedback per propertyRegistrar comentarios por propiedad
  • Task: adjust search criteriaTarea: ajustar criterios de búsqueda
AI → MLS Search & Property Discovery can auto-build the custom portal and flag new matches daily.MLS Search & Property Discovery puede armar el portal personalizado y avisar de nuevas opciones cada día.
03
Binding AgreementContrato Vinculante
Write it, negotiate it, lock the dateEscríbelo, negociálo, fija la fecha
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ChecklistLista de Verificación

  • Write the offer on GAR formsRedacta la oferta en formularios GAR
  • Confirm earnest money + holderConfirma el depósito de garantía y quién lo retiene
  • Review special stipulationsRevisa estipulaciones especiales
  • Negotiate counters in writingNegocia las contraofertas por escrito
  • Confirm Binding Agreement Date (BAD) and deadlinesConfirma la Fecha de Contrato Vinculante (BAD) y plazos

TouchpointsPuntos de Contacto

  • Offer-submitted textTexto de oferta enviada
  • Congratulations call the moment it's acceptedLlamada de felicitación al aceptarse
  • Timeline + deadlines emailCorreo con cronograma y plazos
  • Introduce the closing attorneyPresentar al abogado de cierre
Congratulations email templatePlantilla de correo de felicitación

Congratulations - you're under contract! Your Binding Agreement Date is {{bad_date}}. Key deadlines: inspection by {{insp_date}}, loan application by {{loan_date}}, appraisal contingency {{appr_date}}, closing {{close_date}}. I'm scheduling your inspector now.¡Felicidades, ya tienen contrato! Su Fecha de Contrato Vinculante es {{bad_date}}. Plazos clave: inspección antes del {{insp_date}}, solicitud de préstamo antes del {{loan_date}}, contingencia de tasación {{appr_date}}, cierre {{close_date}}. Ya estoy agendando al inspector.

Wow MomentsMomentos Wow

  • Champagne or sparkling cider delivered same dayChampaña o sidra espumosa entregada el mismo día
  • Personal call, never just a textLlamada personal, nunca solo un texto
  • Social post with their permissionPublicación en redes con su permiso

CRM EntryEntrada en el CRM

  • Stage: Under ContractEtapa: Bajo Contrato
  • Set every deadline reminderProgramar cada recordatorio de plazo
  • Start Contract Milestone Alerts dripIniciar secuencia de Alertas de Hitos del Contrato
AI → GAR Contract Deck Builder keeps every deadline and form reference in one shareable timeline.GAR Contract Deck Builder mantiene cada plazo y formulario en una sola línea de tiempo compartible.
04
Inspections & Due DiligenceInspecciones y Diligencia Debida
Find the real issues, negotiate the real fixesEncuentren los problemas reales, negocien las soluciones reales
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ChecklistLista de Verificación

  • Schedule general inspection (+ radon/sewer/pest as needed)Agenda la inspección general (+ radón/drenaje/plagas si aplica)
  • Attend the inspection with the buyerAsiste a la inspección con el comprador
  • Review the report together same dayRevisen el informe juntos el mismo día
  • Draft repair request or amendmentRedacta la solicitud de reparación o enmienda
  • Start a homeowners insurance quoteInicia una cotización de seguro de hogar

TouchpointsPuntos de Contacto

  • Pre-inspection prep emailCorreo de preparación antes de la inspección
  • Same-day post-inspection callLlamada el mismo día después de la inspección
  • Repair request email to listing sideCorreo de solicitud de reparación al lado de la lista
  • Insurance agent referral if neededReferencia a agente de seguros si se necesita
Pre-inspection email templatePlantilla de correo pre-inspección

Tomorrow's inspection will likely turn up several items - that's normal, even for great homes. We'll focus on structure, roof, HVAC, plumbing/electrical, and signs of water intrusion. Plan 2.5-4 hours and bring a notepad. I'll be there the whole time.La inspección de mañana probablemente encuentre varios puntos, eso es normal, incluso en casas excelentes. Nos enfocaremos en estructura, techo, HVAC, plomería/electricidad y señales de filtración de agua. Planeen 2.5 a 4 horas y lleven libreta. Estaré ahí todo el tiempo.

Wow MomentsMomentos Wow

  • Bringing a flashlight + spare batteriesLlevar linterna y pilas de repuesto
  • Branded 'what to watch for' cheat sheetHoja de referencia con marca de 'qué vigilar'
  • Same-day call to talk through findingsLlamada el mismo día para repasar los hallazgos

CRM EntryEntrada en el CRM

  • Stage: Due DiligenceEtapa: Diligencia Debida
  • Task: amendment sent by deadlineTarea: enmienda enviada antes del plazo
  • Note: inspector findings summaryNota: resumen de hallazgos del inspector
AI → Inspection & Appraisal Scripts gives you the exact language for negotiating repair credits calmly.Inspection & Appraisal Scripts te da el lenguaje exacto para negociar créditos de reparación con calma.
05
AppraisalTasación
Support the value, plan for the unexpectedRespalden el valor, planeen para lo inesperado
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ChecklistLista de Verificación

  • Confirm appraisal order with lenderConfirma la orden de tasación con el prestamista
  • Send the appraiser a comp packageEnvía al tasador un paquete de comparables
  • Prepare a seller-improvements list if helpfulPrepara una lista de mejoras del vendedor si ayuda
  • Review results the day they landRevisa los resultados el día que lleguen
  • Prepare options memo if value comes in lowPrepara un memo de opciones si el valor sale bajo

TouchpointsPuntos de Contacto

  • Appraisal-ordered confirmation emailCorreo de confirmación de orden de tasación
  • Results delivered by phone first, alwaysResultados siempre por teléfono primero
  • Options memo sent same day if value is lowMemo de opciones el mismo día si el valor es bajo
  • Log value vs. purchase price in CRMRegistrar valor vs. precio de compra en el CRM
Appraisal update email templatePlantilla de correo de actualización de tasación

Quick update - the appraiser is an independent, licensed professional, so results usually take 7-10 business days. If value comes in at or above price, we're clear to close. If it's low, we have three paths: renegotiate, appeal with comps, or cover the gap. I'm sending supporting comps today either way.Actualización rápida: el tasador es un profesional independiente y licenciado, así que los resultados suelen tardar 7-10 días hábiles. Si el valor sale igual o por encima del precio, seguimos hacia el cierre. Si sale bajo, tenemos tres caminos: renegociar, apelar con comparables, o cubrir la diferencia. Hoy mismo envío comparables de respaldo.

Wow MomentsMomentos Wow

  • Sending a branded comp packet unaskedEnviar un paquete de comparables sin que lo pidan
  • Same-day results call, never by textLlamada el mismo día, nunca por texto
  • Walking the buyer through every option calmlyExplicar cada opción con calma al comprador

CRM EntryEntrada en el CRM

  • Stage: AppraisalEtapa: Tasación
  • Task: confirm order + same-day results callTarea: confirmar orden y llamada de resultados el mismo día
  • Note: appraisal value vs. purchase priceNota: valor de tasación vs. precio de compra
AI → CMA with Updates Intake builds the comp package the appraiser actually wants to see.CMA with Updates Intake arma el paquete de comparables que el tasador realmente quiere ver.
06
ClosingCierre
Walk through, sign, hand over the keysRecorran, firmen, entreguen las llaves
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ChecklistLista de Verificación

  • Confirm date, time, and locationConfirma fecha, hora y lugar
  • Final walkthrough 24 hours beforeRecorrido final 24 horas antes
  • Confirm funds amount with buyerConfirma el monto de fondos con el comprador
  • Review the closing disclosure togetherRevisen juntos la divulgación de cierre
  • Confirm utilities are transferredConfirma que los servicios estén transferidos

TouchpointsPuntos de Contacto

  • Closing-week prep emailCorreo de preparación de la semana de cierre
  • Walkthrough confirmation textTexto de confirmación de recorrido
  • Day-of 'bring this' textTexto del día de 'trae esto'
  • Post-close celebration callLlamada de celebración post-cierre
Closing-week email templatePlantilla de correo de la semana de cierre

You're almost there! Final checklist: bring photo ID and your cashier's check or wire confirmation, we'll do the walkthrough at {{time}}, call your utility companies this week to start service, and please hold off on new credit or big purchases until after closing.¡Ya casi llegan! Lista final: traigan identificación con foto y su cheque de caja o confirmación de transferencia, haremos el recorrido a las {{time}}, llamen a las compañías de servicios esta semana para activar el servicio, y por favor eviten nuevo crédito o compras grandes antes del cierre.

Wow MomentsMomentos Wow

  • Keys in a gift box with a handwritten noteLlaves en una caja de regalo con nota escrita a mano
  • Closing-day photo with a signFoto del día de cierre con letrero
  • 'Our New Home' coloring page for familiesPágina para colorear 'Nuestra Nueva Casa' para familias

CRM EntryEntrada en el CRM

  • Stage: ClosedEtapa: Cerrado
  • Move to Past Client NurtureMover a Cuidado de Cliente Pasado
  • Start 12-month anniversary dripIniciar secuencia de aniversario de 12 meses
AI → Closing Day Communication templates every text and email for this week, bilingual and ready to send.Closing Day Communication prepara cada texto y correo de esta semana, bilingüe y listo para enviar.
07
Post-Closing CareCuidado Post-Cierre
The relationship that generates your next referralLa relación que genera tu próxima referencia
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ChecklistLista de Verificación

  • Day 1: celebration call + social postDía 1: llamada de celebración y publicación
  • Day 7: text check-in, no agendaDía 7: texto de seguimiento, sin agenda
  • Day 30: call about the homeDía 30: llamada sobre la casa
  • Day 60: home maintenance tipsDía 60: consejos de mantenimiento del hogar
  • Month 6: neighborhood market updateMes 6: actualización del mercado del vecindario
  • Month 12: anniversary card + call, ask for a referralMes 12: tarjeta y llamada de aniversario, pedir una referencia

TouchpointsPuntos de Contacto

  • Branded preferred-vendor PDFPDF de proveedores preferidos con marca
  • Birthday + holiday touchpointsContactos de cumpleaños y festividades
  • 6-month hyperlocal market updateActualización hiperlocal del mercado cada 6 meses
  • Annual home value reviewRevisión anual del valor de la casa
1-Year Homeiversary email templatePlantilla de correo de aniversario de 1 año

Happy Homeiversary, {{first_name}}! It's hard to believe it's been a year since we closed on {{address}}. Based on recent sales nearby, your estimated value is now {{est_value}} - that's {{equity_growth}} in equity growth. If you know anyone starting their own home search, I'd love an introduction.¡Feliz Aniversario de Casa, {{first_name}}! Es difícil creer que ya pasó un año desde que cerramos {{address}}. Según ventas recientes cercanas, tu valor estimado ahora es {{est_value}}, eso es {{equity_growth}} en crecimiento de patrimonio. Si conoces a alguien que esté empezando su búsqueda de casa, me encantaría una presentación.

Wow MomentsMomentos Wow

  • Anniversary card every yearTarjeta de aniversario cada año
  • Preferred-vendor PDF of trusted contractorsPDF de proveedores de confianza
  • Remembering details without being askedRecordar detalles sin que lo pidan

CRM EntryEntrada en el CRM

  • Move to Forever Client ProgramsMover a Programas de Cliente de Por Vida
  • Task: Day-1 call + closing photo postTarea: llamada del día 1 y publicación de foto de cierre
  • Recurring: homeiversary + market update dripsRecurrente: secuencias de aniversario y actualización de mercado
AI → Past Client Reengagement + Sphere Database Texts keep this cadence running without you having to remember it.Past Client Reengagement + Sphere Database Texts mantienen este ritmo sin que tengas que recordártelo.

Forever Client ProgramsProgramas de Cliente de Por Vida

The touches that run quietly in the background for years and turn one closing into a lifetime of referrals.Los contactos que corren en silencio durante años y convierten un cierre en toda una vida de referencias.

Birthday ProgramPrograma de Cumpleaños

Card mailed 2-3 days early, a call on the day, and a small gift for top-tier clients.Tarjeta enviada 2-3 días antes, llamada el día, y un pequeño regalo para clientes principales.

Referral ProgramPrograma de Referencias

Immediate thank-you call, handwritten card and gift within 48 hours, and a second gift when the referred deal closes.Llamada de agradecimiento inmediata, tarjeta escrita a mano y regalo en 48 horas, y un segundo regalo cuando cierre el negocio referido.

“I’m Sorry” ProgramPrograma 'Lo Siento'

Call within 24 hours, own the issue without excuses, offer a real remedy, and follow up in writing.Llamada dentro de 24 horas, reconocer el problema sin excusas, ofrecer una solución real, y seguimiento por escrito.

Holiday ProgramPrograma de Festividades

Thanksgiving gratitude message, holiday card by Dec 10, a New Year goal question, and one surprise touchpoint.Mensaje de gratitud en Acción de Gracias, tarjeta antes del 10 de diciembre, pregunta de meta de Año Nuevo, y un contacto sorpresa.

Homeiversary ProgramPrograma de Aniversario de Casa

Yearly card and call on the closing anniversary with a home value update and a natural referral ask.Tarjeta y llamada anual en el aniversario de cierre con actualización de valor y una petición natural de referencia.

Market Update ProgramPrograma de Actualización de Mercado

Hyperlocal neighborhood update every six months - positions you as the local expert for life.Actualización hiperlocal del vecindario cada seis meses - te posiciona como el experto local de por vida.